Annual Report 2021

112 載通國際控股有限公司 2021 年年報 企業管治報告 董事會會議程序 董事會會議 董事會一般每隔一個月舉行一次全體會議，以商討重大企業、策略及營運事宜，同時評估投資機會。會議的舉行是按 照載於公司細則內的程序及企業管治守則所載的守則條文進行。董事會成員於每年年初均獲發董事會常規會議的時間 表，時間表的任何修訂須於會議舉行前至少 14 天妥為通知各位董事。 董事會常規會議的議程由公司秘書整理，並由主席批准。各位董事可將若干議題納入董事會會議的議程內。召開董事 會會議通知書在開會前一個月向各董事發出，並附隨有關議程。詳細討論文件亦在會議 7 天前傳閱，讓各位董事有足 夠時間考慮將會討論的相關事宜，以便作出符合公司最佳利益的決定。 在董事會會議上，高級管理人員及相關的公司行政人員就集團各業務範疇的營運及財務表現向董事會匯報。公司秘書 負責編寫董事會會議的會議記錄草稿，當中詳載董事會考慮過的事項及最終決定，以及董事提出的任何關注或表達的 異議，並把會議記錄草稿向所有董事傳閱以聽取他們的意見。會議記錄草稿的最終版本將於其後的會議上提呈董事會 作正式採納，已獲採納的會議記錄由公司秘書保存，並可供董事查閱。 就關連交易進行票決 根據公司細則，董事必須申報他們在會議上擬討論的任何交易、安排或其他事項中所持利益（如有）的性質及程度。 如董事在建議進行的交易中有利益衝突或重大利益，則他們須就相關的決議案放棄投票。有關利益申報將由公司秘書 記錄於會議記錄中。凡會議表決某決議案而某董事不得對該決議案表決時，該董事不會被計算在該部分會議的法定人 數內，但會被計算在該會議所有其他部分的法定人數內。此舉有助減少公司業務與個別董事的其他權益或任命之間可 能出現的潛在衝突。 獨立非執行董事連同其他董事會成員，須確保關連交易屬本集團日常及一般業務過程，而其條款乃經過公平磋商後按 正常或更有利的商業條款訂立，屬公平合理，並在符合本集團及本公司股東的整體利益下進行。公司秘書有責任保證 訂立的所有關連交易均符合上市規則規定。於 2021 年，本公司訂立了一項持續關連交易，詳情載於本年報第 105 至 107 頁。